Organiser un tournage vidéo dans votre entreprise, c’est un peu comme préparer un événement : tout doit être anticipé pour que la journée se passe sans accroc. Entre les collaborateurs à informer, les intervenants à briefer, les contraintes techniques à gérer et les imprévus à anticiper, la préparation peut vite devenir un casse-tête.
Chez Elan Films, on a accompagné des centaines d’entreprises dans l’organisation de tournages sur site. Voici notre checklist en 10 étapes pour que tout se déroule sans stress, avec des intervenants sereins et un résultat à la hauteur de vos attentes.
1 – Informer et communiquer en interne pour éviter les surprises
Pourquoi ?
Un tournage peut perturber le quotidien de vos équipes (bruit, déplacement de matériel, présence d’une équipe externe). Il est vraiment primordial de communiquer simplement bien en amont afin d’anticipez les questions et les réticences. Expliquez clairement l’objectif du projet vidéo et invitez vos collaborateurs et collaboratrices à venir discuter de leur craintes pour désamorcer tout problème avant le jour J. Vous aurez bien d’autres choses à faire !
Actions concrètes :
✅ Envoyer un email interne 1 semaine avant le tournage avec :
- L’objectif de la vidéo (ex. : « Présenter notre nouvelle offre », « Former nos équipes »).
- Les dates, lieux et horaires précis.
- Un rappel des bénéfices pour l’entreprise et les collaborateurs (ex. : « Cette vidéo servira à améliorer notre communication interne »).
✅ Afficher des panneaux dans les zones concernées :
- « Tournage vidéo aujourd’hui – Merci de votre compréhension ! » par exemple.
✅ Désigner un référent interne pour répondre aux questions des équipes.
2 – Briefer les intervenants (collaborateurs, clients, prestataires) sur le déroulé et les attentes
Pourquoi ?
Les intervenants (qu’ils soient collaborateurs, clients ou experts externes) doivent savoir exactement ce qu’on attend d’eux pour éviter le stress et les erreurs. En plus de leur script ou du scenario, n’hésitez pas à leur envoyer les informations qui monteront un tournage cadré, maitrisé et donc rassurant.
Actions concrètes :
✅ Envoyer un guide pratique aux intervenants avec :
- Le lieu et l’horaire précis (ex. : « Rendez-vous à 9h en salle de réunion B »).
- Les consignes vestimentaires (ex. : « Tenue professionnelle, évitez les motifs rayés »).
- Les accessoires à apporter (ex. : « Apportez votre badge et un stylo »).
- Des exemples de vidéos (liens vers des benchmarks pour qu’ils visualisent le style).
- Un message rassurant : « Une équipe professionnelle sera là pour vous guider pas à pas ! »
✅ Organiser une répétition si nécessaire (ex. : pour les interviews ou les démonstrations techniques).
3 – Informer l’équipe de tournage sur les conditions logistiques
Pourquoi ?
L’équipe de tournage (réalisateur, cadreur, ingénieur son) a besoin de toutes les informations pratiques pour arriver préparée et éviter les retards. Dans la plupart des cas, c’est votre prestataire vidéo qui vous demandera ces informations, mais vous pouvez anticiper en vous posant les bonnes questions dès le choix du lieu pour gagner du temps et fluidifier la production.
Actions concrètes :
✅ Fournir un document récapitulatif avec :
- L’adresse exacte + plan d’accès (ex. : « Entrée par le parking visiteurs »).
- Les conditions de parking (ex. : « Parking gratuit devant le bâtiment C »).
- Les contraintes d’accès (ex. : « Badges obligatoires, prévenez la sécurité à l’arrivée »).
- Des photos de repérage (ex. : photo de la salle, des couloirs, des issues de secours).
✅ Prévenir la sécurité de l’arrivée de l’équipe pour éviter les blocages.
✅ Prévoir le temps de fomartion EHS s’il existe, pour l’arrivée de l’équipe pour éviter les blocages. (Principalement dans le cas de tournage sur sites industriels)
4 – Garantir la sécurité de tous pendant le tournage
Pourquoi ?
Un tournage peut comporter des risques (matériel encombrant, câbles, déplacements). Anticipez-les pour éviter les accidents.
Actions concrètes :
✅ Vérifier les issues de secours et les zones de passage pour éviter les obstructions.
✅ Briefing sécurité avec l’équipe de tournage :
- « Ne laissez pas de câbles traîner. »
- « Signalez tout risque immédiat (ex. : sol glissant). »
✅ Prévoir un extincteur à proximité si utilisation de fumigènes ou éclairages chauds.
✅ Afficher les consignes de sécurité dans la zone de tournage.
5 – Préparer le lieu de tournage
Pourquoi ?
Un lieu mal préparé peut gâcher la qualité de la vidéo (mauvaise lumière, bruit de fond, espace trop exigu) mais aussi perturber le planning prévu et engendrer des tensions.
Actions concrètes :
✅ Vérifier l’espace disponible :
- Y a-t-il assez de recul pour les plans larges ?
- Les décors sont-ils adaptés, complets ?
- Faut-il ajouter des accessoires (messages directs ou symboliques)
✅ Faire un check lumière :
- La lumière naturelle est-elle suffisante ?
- Faut-il prévoir des éclairages supplémentaires ?
✅ Vérifier l’accès à l’électricité :
- Y a-t-il assez de prises pour le matériel ?
- Faut-il prévoir des multiprises ?
✅ Anticiper les nuisances sonores :
- Y a-t-il des sources sonores bruyantes à proximité susceptible de perturber une prise de son propre (ventilation, machines, passage) ?
- Faut-il prévoir un créneau horaire calme (ex. : tôt le matin) ?
6 – Clarifier les rôles de chacun sur place pour une organisation fluide
Pourquoi ?
Si chacun sait exactement ce qu’il doit faire, le tournage se déroule sans confusion ni perte de temps.
Actions concrètes :
✅ Établir une fiche de rôles et la partager à tous :
- Référent interne : Accueil de l’équipe, gestion des imprévus.
- Intervenants : Heure de passage, consignes.
- Équipe de tournage : Responsable du matériel, du son, de la lumière.
✅ Faire un point rapide le matin pour rappeler les rôles et le déroulé.
7 – Remplir les autorisations nécessaires
Pourquoi ?
Oublier les autorisations peut bloquer la diffusion de votre vidéo ou poser des problèmes juridiques.
Actions concrètes :
✅ Droits à l’image :
- Faire signer une autorisation de droit à l’image à tous les intervenants (modèle disponible [lien]).
✅ Accès et confidentialité :
- Vérifier que le tournage est autorisé dans les locaux (certaines zones peuvent être restreintes).
- Si le projet est confidentiel, faire signer un accord de confidentialité à l’équipe de tournage.
8 – Éditer un planning récapitulatif en collaboration avec le prestataire vidéo
Pourquoi ?
Un planning partagé évite les retards et les oubli.
Actions concrètes :
✅ Créer un tableau récapitulatif avec :
- Les horaires précis de chaque séquence.
- Les noms des intervenants et leur heure de passage.
- Les temps de pause (ex. : 10h30 – café, 12h30 – déjeuner).
✅ Le partager avec toutes les parties prenantes (intervenants, équipe de tournage, référent interne).
9 – Anticiper les imprévus
Pourquoi ?
Même avec une préparation minutieuse, les imprévus arrivent. Météo, absentéisme, problèmes techniques. Anticipez-les en collaboration avec votre agence vidéo pour ne pas être pris au dépourvu.
Actions concrètes :
✅ Prévoir un plan B :
- Météo capricieuse ? Avoir un lieu de repli (ex. : une salle intérieure).
- Intervenant malade ? Prévoir un remplaçant ou reporter sa séquence.
- Matériel défaillant ? Avoir un backup (ex. : une deuxième caméra).
✅ Avoir une trousse de secours :
- Câbles de rechange, batteries, ruban adhésif, etc.
10 – Prévoir le confort de l’équipe (boissons, snacks, pauses)
Pourquoi ?
Un tournage, c’est physique et parfois tendu. Des intervenants et une équipe bien traités sont plus performants et concourent à une meilleure collaboration.
Actions concrètes :
✅ Prévoir à boire :
- Eau, café, thé (évitez les boissons sucrées qui donnent des coups de fatigue).
✅ Prévoir des snacks :
- Fruits, barres de céréales, biscuits (évitez les aliments bruyants ou salissants).
✅ Prévoir des pauses :
- 10 minutes toutes les 2 heures pour permettre à chacun de souffler.
Conclusion
Préparer un tournage vidéo dans votre entreprise ne s’improvise pas. En suivant ces 10 étapes, vous éviterez les stress inutiles, gagnerez du temps et obtiendrez une vidéo professionnelle et efficace.
| Étape | Actions concrètes | Responsable | Outils/Exemples |
|---|---|---|---|
| 1. Communication interne | Envoyer un email aux équipes (objectif, lieu, horaire) + afficher des panneaux. Désigner un référent. | RH/Communication | Modèle d’email, panneaux imprimés. |
| 2. Brief des intervenants | Envoyer un guide (lieu, horaire, tenue, exemples de vidéos). Organiser une répétition si besoin. | CPV (Chef de Projet Vidéo) | Fiche PDF, liens vers des benchmarks. |
| 3. Infos logistiques | Fournir un doc récap (adresse, accès, parking, photos de repérage). Prévenir la sécurité. | Logistique/CPV | Plan d’accès, photos annotées. |
| 4. Sécurité | Vérifier les issues de secours, briefing sécurité (câbles, risques). Prévoir un extincteur si besoin. | Sécurité/CPV | Checklist sécurité, signalétique. |
| 5. Préparation du lieu | Vérifier espace, lumière, son, électricité. Préparer décors/accessoires. | Technique/CPV | Fiche technique, test lumière/son. |
| 6. Rôles clarifiés | Établir une fiche de rôles (qui fait quoi ?). Point matinal pour rappeler le déroulé. | CPV | Tableau des rôles, réunion de briefing. |
| 7. Autorisations | Faire signer les droits à l’image + accords de confidentialité si besoin. | Juridique/CPV | Modèles de documents légaux. |
| 8. Planning partagé | Créer un tableau avec horaires, intervenants, pauses. Le partager à tous. | CPV | Trello, Google Sheets, ou Excel. |
| 9. Anticiper les imprévus | Prévoir un plan B (météo, absentéisme, matériel de backup). Trousse de secours. | CPV | Liste de backup (lieu de repli, matériel de rechange). |
| 10. Confort de l’équipe | Prévoir eau, café, snacks, et des pauses régulières (toutes les 2h). | Logistique/CPV | Liste de courses, planning des pauses. |
FAQ : Préparer un tournage vidéo en entreprise
1. Pourquoi bien préparer un tournage vidéo en entreprise ?
Évite les retards, les coûts supplémentaires et garantit une vidéo professionnelle et efficace.
2. Combien de temps faut-il pour organiser un tournage ?
De 1 semaine (interview simple) à 2 mois (film institutionnel). Prévoyez 20% de marge pour les imprévus.
3. Quelles sont les erreurs à éviter ?
Négliger la communication interne, oublier de briefer les intervenants, sous-estimer les contraintes techniques.
4. Comment informer les collaborateurs ?
Envoyez un email 1 semaine avant (objectif, lieu, horaire) + affichez des panneaux dans les zones concernées.
5. Que vérifier avant le tournage ?
Espace, lumière, son, électricité, décors, sécurité, autorisations, logistique, intervenants, backup.
6. Comment briefer les intervenants ?
Envoyez un guide pratique (horaire, tenue, exemples) + organisez une répétition si nécessaire.
7. Quelles autorisations sont nécessaires ?
Droits à l’image (signés par tous) + accès/confidentialité (si zones sensibles).
8. Comment gérer les imprévus ?
Prévoyez un plan B (lieu de repli, remplaçant, backup matériel) + une trousse de secours.
9. Quelle durée idéale pour une vidéo d’entreprise ?
15-30 sec (réseaux), 1-3 min (interview), 3-5 min (corporate), 5-10 min (institutionnel).
10. Comment choisir le bon prestataire ?
Vérifiez son expérience, portfolio, réactivité, transparence et accompagnement.
Besoin d’aide ? 👉 contact@elan-films.fr
Ou rendez-vous sur notre page contact
